التقرير السنوي وتصنيف الجمعيات


معلومات عامة
      على جميع الجمعيات المسجلة لدى دائرة سجل الجمعيات في نهاية كل عام أن تقدم تقريراً سنوياً مطابقاً لمتطلبات دائرة سجل الجمعيات وحسب ما ورد في نص المادة (16) ونص المادة (17) من  قانون الجمعيات رقم (51) لعام 2008 وتعديلاته  والمادة (10) من النظام المحدد لأحكام الأنظمة الأساسية للجمعيات رقم (57) لعام 2010 وتعليمات تصنيف الجمعيات لعام 2013. ويهدف هذا الدليل إلى بيان كيفية إعداد وتقديم
 تقرير الجمعية السنوي الفني والإداري والمالي.

على من يقع واجب تقديم التقرير السنوي
      على الهيئة الإدارية للجمعية تقديم تقرير سنوي عن أعمال الجمعية ووضعها الفني والإداري والمالي للسنة المالية التي تنتهي في 31 كانون أول من كل عام، ويتم إقراره في اجتماع الهيئة العامة السنوي.

متى يقدم التقرير السنوي :
      يجب أن يتم تقديم هذا التقرير السنوي قبل 30 نيسان من العام الحالي 2013 عن السنة المالية السابقة والتي انتهت في 31 كانون الأول من العام الماضي .

أين يقدم التقرير:
       يقدم التقرير الخاص بالجمعية لعام 2012 مرفقاً بكتاب رسمي صادر من الجمعية إلى دائرة سجل الجمعيات باستخدام المغلف المرفق، اما في الاعوام القادمة يقدم الى مديرية التنمية الاجتماعية المعنية بمتابعة شؤون الجمعية إذا كانت الجمعية تقع ضمن اختصاص وزارة التنمية الاجتماعية، أما إذا كانت الجمعية تقع ضمن اختصاص وزارة أخرى فيقدم التقرير إلى الوحدة المختصة في تلك الوزارة. وتحتفظ كل من الوزارة المختصة ومديرية التنمية الاجتماعية المعنيّة والجمعية بنسخة من التقرير في سجلاتها.

ماذا يحتوي التقرير السنوي:
1.  التقرير الفني ويشمل معلومات عامة عن الجمعية مثل رؤيا ورسالة الجمعية، هدفها العام وأهدافها الخاصة، ملخص عن كل برامج الجمعية وأنشطتها وإنجازاتها والتي تساهم في تحقيق أهداف الجمعية، التحديات التي واجهتها والدروس المستفادة.
2.  التقرير الإداري ويشمل  الهيكل التنظيمي للجمعية ومعلومات عن موظفيها وأعضاء الهيئة الإدارية.
3.  التقرير المالي ويشمل تقرير المحاسب القانوني/ مدقق الحسابات المرخص والمعتمد والبيانات المالية الختامية المدققة والموقّعة من قبله والميزانية السنوية والموازنة للسنة المقبلة.
4.  تصنيف الجمعية ويشمل مراجعة أهداف الجمعية باستخدام كتيب تصنيف الجمعيات المرفق والمعتمد لدى دائرة سجل الجمعيات وتقديم خطة عملها للسنة الميلادية القادمة والميزانية التقديرية مستندة على هدف الجمعية العام وأهدافها الخاصة المحدثة.
5.  ملاحق إلزامية ويشمل ملخص بأسماء الموظفين العاملين باجر في الجمعية، ملخص بأسماء أعضاء الهيئة الإدارية، والتقرير المالي،  وفروع الجمعية إن وجدت.
6.  ملاحق اختيارية ويشمل أي ملاحق أخرى تود الجمعية ان ترفقها مع التقرير بهدف توثيقها لدى دائرة سجل الجمعيات والوزارة المختصة.

كيف تتم عملية تعبئة نموذج التقرير المعتمد:
(1)  استخدم النموذج المعتمد والمرفق لكتابة التقرير السنوي الخاص بالجمعية. ويجب أن يتم تعبئة كافة أقسام النموذج بشكل كامل ودقيق بالإضافة إلى إرفاق الملاحق الإلزامية الأخرى.
(2)  أجب على جميع الأسئلة بشكل كامل ودقيق. إذا كنت بحاجة إلى مساحة إضافية للإجابة على أي سؤال، فمن الممكن أن تضيف صفحات إضافية كملاحق على أن تكون مرقمة بوضوح وبإستخدام نفس المسميات والأرقام التي تظهر على النموذج المعتمد علما بأنه بالإمكان الحصول على نموذج التقرير من الموقع الالكتروني 
لدائرة سجل الجمعيات ويفضل تعبئته الكترونيا لتسهيل العمل ومن ثم طباعته وتسليمه.
(3)  التقرير المالي.
أ. يتم تحضير المعلومات المتعلقة بالأمور المالية حسب النموذج المعتمد من دائرة سجل الجمعيات ويجب توفير المعلومات المالية لسنة ميلادية محددة وليس لغاية التاريخ الذي يتم إكمال التقرير فيه؛ فالفترة المشمولة بالتقرير تنتهي دائما في 31 كانون أول من كل عام.
ب. تأكد من أن المبالغ المسجلة في التقرير المالي للجمعية تتماشى مع الوضع المالي للجمعية خلال السنة الميلادية المحددة.  فالميزانية المالية تبين دخل ومصروفات الجمعية حتى نهاية العام وليس حسب تاريخ

تحضير التقرير.
      (4)  تأكد أن تقدم التقرير السنوي والتقرير المالي وتقرير مدقق الحسابات وكافة الملاحق الإلزامية كلها معا.

توقيع التقرير:
      يجب أن يوقع التقرير الهيئة الإدارية للجمعية أو رئيسها المفوض بالتوقيع عنها وحسب النظام الأساسي للجمعية.  وعلى من يقدم التقرير أن يتأكد من أن كافة المعلومات الواردة في التقرير دقيقة وصحيحة علماً بأنه سيكون مسؤولاً عنها ومحاسباً على دقتها وصحتها.

ما هي نتائج عدم تقديم التقرير:
      إذا لم تتمكن الجمعية لأي سبب من الأسباب أن تقدم التقرير السنوي وملاحقه أو قدمت تقريراً ناقصاً أو بعيداً عن الصحة، فعليها أن تصوب أوضاعها في فترة زمنية تحددها الوزارة المختصة، علماً بأن الجمعية تضع نفسها عرضة للمخالفة في حال عدم تقديمها للتقرير السنوي في الوقت المحدد.

هل من الممكن للجمعية تأجيل تقديم تقريرها السنوي:
      من الممكن تأجيل تاريخ تقديم التقرير السنوي إذا حصلت الجمعية على موافقة مسبقة من الوزارة المختصة وعلى أن تكون أسباب التأجيل مقنعة وأن لا تتجاوز مدة التأجيل ستين يوماً يجوز تمديدها لمرة واحدة فقط.

هل على الجمعية ان تقدم تقريراً في حال تغيير الهيئة الإدارية:
      نعم، يجب على الجمعية أيضا أن تقدم معلومات حل الهيئة الإدارية السابقة بما في ذلك تاريخ الحل وتحديث كافة المعلومات العامة عن الجمعية كأسماء أعضاء الهيئة الإدارية الجدد وطرق الاتصال بهم وتوثيق أي تغيير قد طرأ على الجمعية وبرامجها وميزانيتها.

اين ممكن ان تحصل الجمعية على المساعدة أو على أي معلومات إضافية لتحديد تصنيفها:
      الاتصال المباشر بالوزارة المختصة بالإشراف على جمعيتكم أو بمديرية التنمية الاجتماعية في محافظتكم أو بوحدة القيد والإشهار في دائرة سجل الجمعيات في وزارة التنمية الاجتماعية على هاتف 5679327 (06) فرعي 521

 لتنزيل الملفات التالية ، اضغط على الروابط  التالية بزر الفأره اليمين ثم اختر حفظ: